Privacy
Privacyverklaring
Motionalis · Nathalie Eimers · laatst bijgewerkt: september 2026
Dit is de privacyverklaring van Motionalis (Nathalie Eimers), gevestigd aan Jansbuitensingel 6-3, 6811 AA te Arnhem, KvK 97667625 (hierna: “de mediator” of “wij”). Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van onze cliënten, potentiële cliënten en andere personen die onze website bezoeken of contact met ons hebben.
In deze privacyverklaring vindt u informatie over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Heeft u na het lezen nog vragen, wilt u gebruikmaken van uw rechten op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”), of wilt u een klacht indienen over het gebruik van uw persoonsgegevens, dan kunt u contact met ons opnemen via contact@motionalis.nl. Bent u niet tevreden over de afhandeling van uw klacht, of dient u uw klacht liever niet bij ons in, dan kunt u deze ook indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.
De mediator is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens en betracht daarbij de grootst mogelijke zorgvuldigheid, met naleving van de regels die voortvloeien uit de AVG.
Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Mediationdossier
Als u een opdracht aan de mediator verstrekt, verwerkt de mediator persoonsgegevens die u en de andere partij(en) in uw zaak aan de mediator verstrekken. Dit zijn in ieder geval uw contactgegevens zoals uw naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer. Verder gaat het om persoonsgegevens die relevant zijn voor het dossier. Afhankelijk van het onderwerp van de mediation kan het daarbij ook gaan om gevoelige en/of bijzondere persoonsgegevens.
Facturering
Als u een opdracht aan ons verstrekt, verwerken wij ook gegevens die nodig zijn voor het sturen van facturen en het verwerken van betalingen. Naast uw contactgegevens gaat het om uw bankrekeningnummer en eventuele andere betalingsgegevens.
Contact
Als u contact met ons opneemt via het contactformulier op de website, per e-mail of telefonisch, verwerken wij de gegevens die u verstrekt: uw contactgegevens (naam, e-mailadres, telefoonnummer) en de reden waarom u contact zoekt.
Cookies
Deze website gebruikt geen tracking-cookies en geen advertentiediensten. Om inzicht te krijgen in het algemene gebruik van de website, zoals het aantal bezoeken en via welke website bezoekers binnenkomen, gebruiken wij Simple Analytics. Deze dienst plaatst geen cookies, slaat geen IP-adressen op en maakt geen profielen van bezoekers. De statistieken zijn niet tot u als persoon te herleiden. Meer informatie: wat Simple Analytics verzamelt.
Voor welke doeleinden en op welke grondslag verwerken wij persoonsgegevens?
Mediationdossier
De mediator gebruikt de persoonsgegevens die u in het kader van een mediationopdracht verstrekt om het mediationdossier te behandelen. Omdat tijdens het mediationtraject gevoelige en/of bijzondere persoonsgegevens verwerkt kunnen worden (en dit vooraf niet altijd duidelijk is), vragen wij u om toestemming om uw persoonsgegevens te verwerken. U geeft deze toestemming door de mediationovereenkomst te tekenen. Geeft u deze toestemming niet, dan kunt u helaas geen gebruikmaken van de diensten van de mediator, omdat de mediator de diensten niet kan uitvoeren zonder de voor het dossier relevante persoonsgegevens te verwerken.
U heeft het recht om uw toestemming weer in te trekken. De mediator mag dan geen gegevens meer van u verwerken en kan vanaf dat moment geen diensten meer voor u verrichten; het mediationdossier wordt dan onmiddellijk gesloten.
Facturering
De betalingsgegevens die u verstrekt, gebruiken wij om werkzaamheden te factureren. Deze verwerking is noodzakelijk om de overeenkomst die u met ons sluit uit te voeren.
Contact
De contactgegevens die u verstrekt, gebruiken wij om contact met u op te nemen indien nodig, bijvoorbeeld om een vraag te beantwoorden. Wij verwerken deze gegevens omdat dit noodzakelijk is voor de behartiging van ons gerechtvaardigd belang: het kunnen uitoefenen van onze werkzaamheden en het verkrijgen van nieuwe opdrachten.
Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?
Mediationdossier
Wij bewaren het mediationdossier en de daarin opgenomen persoonsgegevens in beginsel gedurende zeven jaar nadat het dossier is gesloten. Deze termijn sluit aan bij de bewaartermijn van onze administratie en ligt boven de minimale bewaarplicht van vijf jaar die geldt voor MfN-registermediators. In uitzonderingsgevallen bewaren wij een dossier langer, bijvoorbeeld als er een klacht of (gerechtelijke) procedure loopt of als er een ander gerechtvaardigd belang is om het dossier langer te bewaren.
Administratie
Wij bewaren onze administratie, waaronder facturen en andere bescheiden waarop persoonsgegevens vermeld zijn, gedurende zeven jaar na afloop van het boekjaar, om te voldoen aan de fiscale bewaarplicht.
Overige contactgegevens
Overige contactgegevens bewaren wij gedurende één jaar na het laatste contact, tenzij u eerder een verzoek indient om deze te verwijderen.
Met wie delen wij uw gegevens?
Uw gegevens worden opgeslagen in een digitaal dossier en kunnen voorkomen in e-mails die de mediator verstuurt of ontvangt. Daarvoor maken wij gebruik van twee ICT-dienstverleners, die uw gegevens in onze opdracht verwerken.
Google (Google Workspace) verzorgt onze e-mail en de opslag van onze digitale dossiers. Deze gegevens worden opgeslagen op servers binnen de EU. Bij de verwerking kan Google in sommige gevallen ook servers buiten de EU gebruiken. Daarvoor gelden de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
TransIP host onze website, inclusief het contactformulier, op servers in Nederland.
Met beide partijen hebben wij een verwerkersovereenkomst gesloten waarin minimaal eenzelfde niveau van veiligheid en vertrouwelijkheid is geregeld als u van ons mag verwachten.
Als u, of een andere partij die betrokken was bij een mediation, een klacht tegen de mediator indient die betrekking heeft op de behandeling van een mediationdossier waarin uw persoonsgegevens staan, kunnen uw persoonsgegevens worden verstrekt aan de Stichting Mediatorsfederatie Nederland (MfN) en/of de Stichting Tuchtrechtspraak Mediators (STM). Uw gegevens worden door beide instanties vertrouwelijk behandeld.
Wij verstrekken uw gegevens verder niet aan derden, tenzij wij op grond van geldende wet- en regelgeving verplicht worden bepaalde gegevens te verstrekken, bijvoorbeeld aan de politie in het kader van een opsporingsonderzoek.
Hoe worden uw gegevens beveiligd?
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang door derden. Ook verplichten wij onze ICT-dienstverleners dergelijke maatregelen te treffen. De website maakt gebruik van een beveiligde verbinding (https).
Wat zijn uw rechten?
U heeft de volgende rechten:
- het recht op inzage in uw persoonsgegevens en het ontvangen van een kopie daarvan;
- het recht op rectificatie als uw gegevens onjuist of onvolledig zijn;
- het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking en — in bepaalde gevallen — het recht op beperking van de verwerking;
- in bepaalde gevallen: het recht om uw persoonsgegevens te laten wissen (‘recht op vergetelheid’);
- het recht om uw persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm te verkrijgen en aan een ander over te dragen.
Voor meer informatie over deze rechten en wanneer u die kunt uitoefenen: zie de artikelen 15 tot en met 20 van de AVG. U kunt uw rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via contact@motionalis.nl.
Wijzigingen
Er kan iets veranderen in de persoonsgegevens die wij verwerken of in de toepasselijke regelgeving. In dat geval kunnen wij deze privacyverklaring aanpassen. Bij ingrijpende wijzigingen plaatsen wij een melding op de website. De actuele versie staat altijd op deze pagina.